As part of Facilities Services, the Receptionist role performs an extensive array of administrative and clerical tasks related to front desk operations, assists the Office Coordinator with management duties of the site as needed and plays a crucial role in the organization of the first Impression.

En tant que membre du service des installations, le ou la réceptionniste doit effectuer une multitude de tâches administratives et de bureau en lien avec la réception, aider aux tâches de gestion coordonnateur de bureau et s'assurer de tout mettre en œuvre pour donner une bonne première impression de l'entreprise.


  • Promptly answers and handles all phone calls and messages (external/internal) in a professional manner; maintaining an appropriate sense of urgency when required.
  • Promptly greet and assist all visitors and employees with a professional, positive, and enthusiastic attitude.
  • Regularly prepare and modify documents including correspondence, reports, drafts, memos and emails; send office-wide communications to employees.
  • Provide professional administrative and clerical support including mailing, scanning, faxing and copying to management and other support departments.
  • Ensure front desk tidiness and availability of all necessary office stationeries.
  • May assist in developing programs and seeing them through to completion as requested by the supervisor.
  • Maintain an efficient system of communication between the Front Desk and other departments, with particular regard to guest’s arrivals and departures.
  • Assist Office Coordinator in the management of studio security by following safety & security procedures and controlling access to the site via the Visitor Management System & electronic card key system.
  • Assist in completing expense reports.
  • Redirect employee’s requests, suggestions and complaints.
  • Coordinate meeting room bookings.
  • Assist Facilities Coordinator, Supervisor, and Manager with various projects or tasks as needed.


  • Répondre et faire suite aux appels téléphoniques ou messages (internes/externes) de manière prompte et professionnelle, avec le niveau d'urgence approprié ;
  • Accueillir et aider promptement tous les visiteurs et employés avec professionnalisme, en prenant soin d'afficher une attitude positive et enthousiaste ;
  • Préparer et modifier divers documents, correspondances, rapports, brouillons, mémos et courriels, et au besoin, communiquer avec l'ensemble des employés du bureau ;
  • Offrir un soutien administratif et de bureau professionnel en postant, numérisant, faxant et copiant des documents pour les responsables du studio ou les divers départements ;
  • Assurer la présentation irréprochable de la réception et l'accès aux fournitures de bureau ;
  • Aider à la mise en place et la réalisation de divers programmes tel que demandé par le superviseur ;
  • Maintenir une communication efficace entre la réception et les divers départements, en particulier pour l'arrivée et le départ de leurs invités ;
  • Soutenir le coordonnateur de bureau quant à la sécurité du studio en assurant le respect des procédures de sécurité et le contrôle des accès au site au moyen des systèmes de gestion des visiteurs et de cartes d'accès ;
  • Assister à la complétion des rapports de dépenses ;
  • Rediriger les diverses demandes, suggestions et plaintes des employés ;
  • Coordonner la réservation des salles de réunion ;
  • Aider au besoin le coordonnateur, le superviseur et le gestionnaire des installations dans l'exécution de leurs tâches.

Requirements

  • One (1) year minimum support clerk/administrative/customer service experience.
  • Post-secondary education preferred.
  • Fully Bilingual, French/English speaking and writing.
  • Ability to prioritize and manage multiple assignments while working in a stressful environment.
  • Excellent communication and interpersonal skills to deal effectively with a variety of environments, people and needs.
  • A friendly Team player, professional, easily accessible, with an approachable demeanor.
  • Anticipate the needs of others in order to ensure their seamless and positive experience.
  • Strong administrative, problem solving and organizational skills.
  • Dealing with stressful situations requiring sound and professional judgment.
  • Proper interpretation and follow through of directives and task assignments in a timely matter from Facilities management both verbal and written.
  • Ability to monitor and comprehend duties of vendors.
  • Self-direction and the ability to work un-supervised.
  • Must be able to arrive and leave work on time based on schedule provided by management and be able to work flexible hours and days.
  • Professional appearance appropriate for contact with the public.
  • Ability to learn new software systems.
  • Intermediate knowledge of Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word, etc.) Google Drive and applications.
  • First aid responder course is desirable.


  • Minimum d’un (1) an d'expérience dans le service à la clientèle ou un rôle administratif ;
  • Études supérieures (post-secondaires) préférables ;
  • Parfaitement bilingue anglais/français, à l'écrit comme à l'oral ;
  • Capacité à hiérarchiser et mener à bien de multiples tâches dans des conditions de travail exigeantes ;
  • Communication et entregent irréprochables (compétences interpersonnelles), quels que soient l'environnement, les personnes ou les besoins ;
  • Bon esprit d'équipe, avenant(e), et capable de démontrer une attitude aussi professionnelle qu'accueillante ;
  • Capacité à anticiper les besoins des autres pour leur garantir une expérience positive et sans accroc ;
  • Fortes capacités organisationnelles, administratives et de résolution de problèmes ;
  • Capacité à faire preuve de professionnalisme et de bon sens malgré le stress ;
  • Capacité à interpréter et à effectuer rapidement les directives et tâches en provenance des responsables des installations, autant verbales qu'écrites.
  • Capacité à comprendre et assurer le suivi des tâches incombant aux fournisseurs ;
  • Capacité à travailler de façon autonome ;
  • Ponctualité et flexibilité quant aux horaires de travail tels qu'établis par les responsables du studio ;
  • Apparence professionnelle pour le travail avec le public.
  • Capacité d'apprentissage de nouveaux logiciels ;
  • Connaissances intermédiaires de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, etc.) ; Familiarité avec Google Drive et les applications associées ;
  • Une formation de premiers secours serait un atout.

Benefits

Nos employés sont notre ressource la plus précieuse ; de fait, nous nous efforçons de proposer une indemnisation compétitive à la mesure des compétences et de l'expérience apportées, des bénéfices conséquents, une satisfaction au travail élevée et un environnement de travail plaisant.

Keywords International se donne pour mission de suivre une politique strict d'égalité des chances. Nous nous efforçons ainsi de créer un environnement de travail offrant des opportunités identiques à l'ensemble de nos employés actuels et potentiels.

Pour des questions de lisibilité, le masculin est employé dans ce document mais il s'adresse aux candidats sans distinction de genre.

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