An English will follow

Objectif du poste

  • Assister les Gestionnaires de projet à livrer les projets avec succès, tout en respectant le budget, les délais et les critères de qualité.
  • Apporter un support aux Gestionnaires de projet et au Directeur AQF dans le développement et la gestion de relations fructueuses avec les clients de Keywords.
  • Planifier, appliquer et adapter les stratégies de projet avec le support du Gestionnaire de projet AQF.
  • Développer des standardisations de rapports, de planification, de rapports de dépenses et de facturation. Centraliser l’information et les outils à travers les multiples lignes de service.
  • L’Assistant à la Production travaillera principalement au support des Gestionnaires de projet au niveau du travail pour l’année à venir.

Étendue du role

L’emploi consiste à assister à la gestion de projets incluant une ou plusieurs lignes de service. L’exécution de ces projets pourrait se faire à n’importe quel établissement de production de Keywords, et le client pourrait être situé en Asie, en Europe ou en Amérique du Nord. L’Assistant à la Production aide à coordonner la livraison interne entre tous les départements applicables et assume la responsabilité de centraliser les informations sur le projet et le client, en plus de standardiser les livrables du projet. Les responsabilités principales peuvent varier durant les périodes d’activité de pointe, les absences, les fluctuations de la charge de travail et le niveau de support requis par les gestionnaires.

Responsabilités principales et activités

GESTION ACTIVE

  • Assister à la gestion de projets multiples, principalement liés à l’assurance qualité en fonctionnalité & certification, mais aussi aux autres services, au besoin.
  • Développer et gérer toute l’information partagée stockée au travers des lignes de service multiples.
  • Assister dans le suivi de la progression du projet en collaboration avec les équipes des projets, les contracteurs et les multiples lignes de service.
  • Standardiser les rapports et les livrables de projets.
  • Tenir des réunions régulières sur la progression avec les Gestionnaires de projet.
  • Planifier, appliquer et adapter les stratégies de test de projets avec le support des Chefs d’équipe AQF.
  • Résoudre pro-activement les problèmes sur les projets avec les Chefs d’équipe et les Gestionnaires de projet avant qu’ils aient un impact sur les projets.
  • Interagir quotidiennement directement avec les Chefs d’équipe.

GESTION CLIENT

  • Gérer à l’interne les livrables relatifs au client.
  • Participer et mener les soumissions lorsque nécessaire, incluant la complétion du projet ‘’scoping’’, des post-mortems et de la livraison de RFP.
  • Prendre part et noter les procès-verbaux des interactions avec les clients et des réunions.
  • Assister à la gestion des attentes du client de manière appropriée.
  • Pouvoir trouver des solutions aux demandes du client lorsque possible.
  • Pouvoir refuser les demandes du client de manière appropriée lorsque nécessaire
  • Avec les Gestionnaires de projet, continuer de développer et d’encourager des relations durables avec les représentants du client.
  • Communiquer de manière efficace avec les Gestionnaires de projet afin d’identifier les besoins et d’évaluer les solutions d’entreprise alternatives.
  • Rechercher continuellement des opportunités d’augmenter la satisfaction des clients et d’approfondir les relations avec le client.

ADMINISTRATION

  • S’assurer que les documents du projet soient complets, à jour et stockés de manière appropriée.
  • S’assurer que les documents du projet sont standardisés et consolidés (lorsque possible) à travers les multiples lignes de service.
  • Assister le suivi et la gestion des budgets des projets, des rapports de dépenses et des factures.
  • Initier, gérer et livrer les évaluations après projet.
  • Avec les Gestionnaires de projet, s’assurer que la facturation soit juste et à temps.
  • Assister à fournir les analyses de projets au niveau de la profitabilité, des revenus, des marges, des taux de factures et de la réalisation.
  • Assister à la gestion de la planification des ressources et des horaires en collaboration avec le département du Support à la Production.
  • Rapporter les statuts et les informations des projets à l’équipe de gestionnaires sur une base régulière.

SUPERVISION PASSIVE

  • Réviser les variances et les problèmes sur les projets avec les Gestionnaires de projet et gérer leur résolution dans un délai acceptable.
  • Suivre la progression des projets conjointement avec les équipes des projets et les contracteurs.
  • Être le point de contact principal pour les requêtes internes effectuées par les Chefs de projet et les Gestionnaires de projet.
  • Résoudre les conflits/problèmes et les référer à d’autres lorsque approprié, y compris les problèmes reliés aux IT et les billets de support informatique.

FORMATION & COACHING

  • Mettre sur place du matériel de formation au besoin et aider à identifier les domaines où le matériel pourrait devoir être révisé.

TRAVAIL MANUEL

  • À l’exception de la formation et du coaching ou dans des situations critiques de livraison, l’Assistant à la Production ne devrait pas effectuer de tâches normalement faites par un Chef d’équipe, un Senior ou un Testeur, à moins que ce soit demandé ou pour des cas particuliers.

AUTRE TÂCHES

En plus de la liste ci-haut, l’employé devrait pouvoir accomplir toute autre tâche jugée nécessaire.

QUALIFICATIONS ET SCOLARITÉ EXIGÉES

CONNAISSANCES

  • Compréhension d’un cycle de projet et du processus de développement d’un jeu.
  • Compréhension des processus de test en Assurance qualité fonctionnalité et conformité.
  • Compréhension du cycle de vie d’un bogue et du flux de travail dans une base de données de suivi des défauts.
  • Compréhension des lignes de service offertes à l’intérieur du groupe Keywords.

COMPÉTENCES GÉNÉRALES

  • Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
  • Fortes compétences en leadership et fortes capacités décisionnelles.
  • Personne responsable.
  • Agile et capacité à s’adapter.
  • Habileté en gestion de conflit et être motivé par les résultats.
  • Encourage les autres à garder un haut niveau de précision et montre l’exemple.
  • Honnête et ouvert dans la communication, se fait entendre lors des réunions et donne ses opinions.
  • Comprend les dates limites et est apte à les respecter.
  • Motivé, innovateur et analytique avec une forte attention aux détails et à la précision.
  • Habileté au service à la clientèle et à la négociation.
  • Capacité à travailler efficacement et sans hésitation sous la pression.
  • Capacité à mener de multiples projets de plusieurs types à la fois.
  • Haut sens de l’organisation et capacité à prioriser les tâches.
  • Capacité à assister la préparation et à contrôler un horaire de travail et livrer sur un budget.
  • Capacité à assister à la préparation, l’interprétation et utiliser efficacement les rapports de gestion de l’information.
  • Capacité à analyser les problèmes ainsi qu’à recommander et implémenter des solutions efficaces à des problèmes complexes et politiquement sensibles.
  • Capacité à standardiser et stocker l’information et les livrables à travers des lignes de service et des projets multiples.

COMPÉTENCES TECHNIQUES

  • Expérience pertinente à la Production ou dans un rôle similaire dans l’industrie du jeu vidéo ou une industrie connexe.
  • Baccalauréat ou experience équivalente.
  • Expérience en Gestion de comptes, en ventes ou au support à l’administration est un plus.
  • Formation en Gestion de projet est un plus
  • Familier avec langage IT.
  • Doit être capable de fonctionner en anglais à un niveau élevé; la compréhension du français est un plus.

OUTILS

  • Familiarité avec les outils de suivi de bogues, les charges de travail, les logiciels de rapports, les outils de gestion de test les outils agiles et les outils de projets, tels que JIRA, Confluence, Spira, TestTrack, DevTrack et DevTest.
  • Compétences avancées avec MS Excel.
  • Expérience avec MS Project.
  • Expérience de travail avec MS Office en général.

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Job Purpose:

  • Aiding in the Project Managers in the delivery of projects successfully within budget, timeframe and quality scopes. Supporting the Project Managers and FQA Director in developing and managing successful relationships with Keywords clients.
  • Planning, applying and adapting project strategies with the support of the FQA Project Manager.
  • Developing standardizations and of reporting, scheduling, spend reporting and invoicing. Centralizing information and tools across multiple service lines.
  • The Production Assistant will primarily work in support of the Project Managers in the yearly forecasted work.

Scope of Role

The job entails assisting in the management of projects comprising of one or more service lines. Execution of these projects may take place in any of Keywords’ production facilities, and the customer may be located in Asia, Europe or North America. The Production Assistant helps coordinate the internal delivery between all of the relevant departments and assumes responsibility for centralizing the project and client information, as well as standardizing the project deliverables. The key responsibilities may vary during peak business periods, absences or workload fluctuations, and support to management as required.

Key Responsibilities and Activities

ACTIVE MANAGEMENT

  • Assist in the management of multiple projects, mainly related to Functionality and Certification QA, but also other services as needed.
  • Develop and manage all shared information stored across multiple service lines.
  • Assist in tracking project progress in conjunction with project teams and vendors across multiple service lines.
  • Standardize reporting and project deliverables.
  • Hold regular status meetings with Project Manager.
  • Plan, apply and adapt project test strategies with the support of the FQA Test Leads.
  • Proactively solve project issues with the Test Lead and Project Manager, before they impact the project.
  • Interact with Test Leads face-to-face daily.
  • Responsible for internally managing client facing deliverables.

CLIENT MANAGEMENT

  • Participate in and lead proposal efforts where necessary, including completing project scoping, post-mortems and RFP deliveries.
  • Take part and record minutes for client interactions and meetings.
  • Assist in managing client expectations appropriately.
  • Be able to find solutions to client requests when possible.
  • Be able to decline client requests in an appropriate manner when necessary.
  • With Project Managers, continue to develop and foster lasting relationships with client personnel.
  • Communicate effectively with Project Managers to identify needs and evaluate alternative business solutions.
  • Continually seek opportunities to increase customer satisfaction and deepen client relationships.

ADMINISTRATION

  • Ensure project documents are complete, current, and stored appropriately.
  • Ensure project documents are standardized and consolidated (when possible) across multiple service lines.
  • Assist in tracking and managing project budgets, spend reports and invoices.
  • Initiate, manage and deliver post project reviews.
  • Along with Project Managers, ensure timely and accurate billing.
  • Assist in providing analysis for project profitability, revenue, margins, bill rates and realization.
  • Assist in management of resources planning and scheduling in partnership with the Production Support department.
  • Report project statuses and information to management team on a regular basis.

PASSIVE SUPERVISION

  • Review the projects’ variances and issues with the Project Managers and manage their resolution in a timely fashion.
  • Track project progress in conjunction with project teams and vendors.
  • Primary point of contact for internal queries raised by the Leads and Project Managers.
  • Resolve conflicts/issues and escalate to others as appropriate, including IT related issues and help tickets.

TRAINING and COACHING

  • Build training material if needed and help identify areas where said material may need revision.

MANUAL WORK

  • Unless within training or coaching measures or in critical delivery situations, the Production Assistant should not perform any tasks normally handled by a Lead, Senior or Tester, unless otherwise requested or needed for special instances.

OTHER TASKS

In addition to the above, the employee is expected to complete any other tasks deemed necessary.

QUALIFICATIONS AND EDUCATION REQUIREMENTS

KNOWLEDGE

  • Understanding of a project cycle and a games’ development process.
  • Understanding of functionality QA and Compliance testing processes.
  • Understanding of a bug’s life cycle and workflow within a defect tracking database.
  • Understanding of service lines offered within the Keywords group.

SOFT SKILLS

  • Excellent written and verbal communication skills.
  • Strong leadership skills and decision making abilities.
  • Accountable and responsible.
  • Agile and flexible to change.
  • Skillful in conflict management and Results driven
  • Encourages others to keep a high standard of accuracy and leads by example.
  • Honest and open communication, speaks up in meetings, shares opinions.
  • Understands and is able to meet deadlines.
  • Self-motivated, innovative and analytical with strong attention to detail and accuracy.
  • Client-facing and negotiation skills.
  • Ability to work effectively and decisively under pressure
  • Ability to handle multiple projects and multiple project types concurrently
  • Highly organized with the ability to prioritize tasks
  • Ability to assist in the preparation and control a work schedule and deliver to budget
  • Ability to assist in the preparation, interpretation, and effectively utilize management information reports
  • Ability to analyze problems, recommend and implement effective solutions to difficult and politically sensitive problems Ability to standardize and store information and deliverables across multiple services lines and projects.

TECHNICAL SKILLS

  • Relevant experience in a Production or similar role in the Video Games or related industry.
  • Bachelor degree or equivalent experience.
  • Experience in an Account Management, sales-oriented or admin support role a plus.
  • Formal Project Management techniques or training a plus.
  • IT literate.
  • Must be able to operate in English at a high level; French comprehension is a plus.

TOOLS

  • Familiarity with defect tracking tools, workflows, test case management tools, agile tools, and project tools, such as JIRA, Confluence, Spira, TestTrack, DevTrack, and DevTest.
  • Advanced skills with MS Excel.
  • Experience with MS Project.
  • Experience working within MS Office in general.
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